Reporting & Billing

Bill of IT

Le billing passe en particulier par la production d’une « Bill of IT » mettant en perspective les coûts IT par rapport à des données business.

Dans cet exemple, les coûts associés à une BU donnent par application :

• l’unité de mesure « business » des coûts,
• le « prix » à l’unité,
• le budget, l’actual et la variation
• mais aussi, et c’est là tout l’intérêt, les volumes prévu et actuels avec leur variation

Ainsi quand les dépenses sont en hausse par rapport au budget on peut voir la corrélation directe. Si par exemple les coûts d’une application sont 10% au-delà du budget mais que les volumes correspondent au plan, alors on a une augmentation du prix unitaire… Il va falloir aller investiguer plus avant sur cette application.

Unit rate

Il se peut que vous ayez déjà une vision très claire du coût par unité de mesure pour une application mais si ce n’est pas le cas il faut partir sur des hypothèses et avancer de manière itérative.

Par exemple : On commence par estimer, par rapport à l’infrastructure initiale, le coût global mensuel de l’application. En se basant sur les informations à disposition ou en demandant une estimation à la BU concernée, on estime le volume (par exemple combien de transactions par mois sont attendues) puis on calcule le unit rate en divisant le coût estimé par l’estimation de volume. Mais l’on sait bien que ce n’est pas si simple, il y a notamment des coûts fixes qui font que si les volumes baissent les coûts ne baisseront pas proportionnellement et donc le unit rate augmentera. Mais plus on fera l’exercice et plus on sera fiable, surtout si l’on essaye constamment de réduire la part de coûts fixes.

Reporting

Enfin grâce aux outils à disposition ou des spreadsheets, on pourra mettre en place des reportings et même du dashboarding permettant de donner au sponsor et aux business units une bonne compréhension des consommations et des actions à mener en priorité.